نرم افزار اکسس ابزاری قدرتمند برای ساخت و مدیریت آسان پایگاه داده، حتی بدون دانش عمیق برنامه‌نویسی است. برای سازماندهی، تحلیل و گزارش‌گیری اطلاعات در کسب‌وکارهای کوچک، مؤسسات آموزشی، سازمان‌های غیرانتفاعی و پروژه‌ها نیز کاربرد دارد. این نرم‌افزار مدیریت اطلاعات را آسان و مؤثر می‌کند و برای آشنایی بیشتر، مطالعه ادامه مقاله در آموزشگاه فنی و حرفه ای کامپیوتر استارت آباد توصیه می‌شود.

آیا تابه‌حال به این فکر کرده‌اید چطور می‌توان بدون نیاز به دانش عمیق برنامه‌نویسی، یک پایگاه‌داده حرفه‌ای طراحی کرد؟ پاسخ این سؤال در نرم‌افزاری نهفته است که مایکروسافت در ۱۳ نوامبر ۱۹۹۲ با آن دنیای فناوری را متحول کرد: Microsoft Access.

در زمانی که بازار پایگاه‌داده در تسلط شرکت‌هایی مانند Borland و Fox Software بود، ورود اکسس، نقطه عطفی مهم به‌شمار می‌رفت. این نرم‌افزار به‌عنوان اولین پایگاه‌داده‌ برای کاربران عادی طراحی و با گذشت زمان، نسخه‌های پیشرفته‌تری از آن منتشر شد که البته نیازمند منابع بیشتری از سیستم بودند.

امروزه Access عضوی از مجموعه Microsoft 365 (یا همان آفیس) است که به‌عنوان یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های نرم‌افزاری دنیا شناخته می‌شود و در کنار ابزارهایی مانند Word، Excel و PowerPoint، به کاربران این امکان را می‌دهد تا به‌سادگی حتی بدون تجربه تخصصی در برنامه‌نویسی یا علوم داده، پایگاه‌داده‌های خود را ایجاد، مدیریت و تحلیل کنند.

در این مقاله همراه ما باشید تا به این سؤال که نرم افزار اکسس چه کاربردی دارد، پاسخ دهیم و به شما نشان دهیم چرا این ابزار هنوز هم یکی از گزینه‌های محبوب برای مدیریت اطلاعات به‌شمار می‌رود.

نرم‌افزار اکسس چیست؟

مایکروسافت اکسس، یک سیستم مدیریت پایگاه‌داده (DBMS) است که توسط شرکت مایکروسافت عرضه شده است. این نرم‌افزار از موتور پایگاه‌داده Microsoft Jet استفاده و داده‌ها را در قالب اختصاصی خود ذخیره می‌کند. نرم‌افزار اکسس، علاوه‌بر فراهم‌کردن قابلیت‌های پایگاه‌داده، امکان برنامه‌نویسی را برای ایجاد صفحات کاربری ساده و قابل‌پیمایش هم فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند حجم زیادی از اطلاعات را تحلیل و داده‌ها را به‌صورت جامع مدیریت کنید.

اکسس هم مانند دیگر نرم‌افزارهای پایگاه‌داده رابطه‌ای (RDBMS) به کاربران اجازه می‌دهد تا با انجام عملیات ساده‌ای مانند مرتب‌سازی، مقایسه، جست‌وجو و جایگزینی داده‌ها و بسیاری قابلیت‌های دیگر از اطلاعات خود بیشترین بهره را ببرند. اکسس قابلیت یکپارچه‌سازی با مجموعه Microsoft Office را هم دارد که باعث افزایش بهره‌وری‌اش می‌شود و مدیریت اطلاعات را آسان‌تر و مؤثرتر می‌کند؛ به‌عنوان‌مثال:

• وارد و صادر کردن آسان داده‌ها با اکسل و ورد؛
• خودکارسازی بهتر فرایندها و افزایش کارایی با اوت‌لوک و پاورپوینت؛
• مدیریت مؤثرتر داده‌ها با وان‌درایو و شیرپوینت؛
• تحلیل و گزارش‌گیری پیشرفته‌تر با Power BI؛
• طراحی فرم‌ها و گزارش‌های سفارشی با Access Forms و Reports.

مایکروسافت اکسس با ترکیبی از سادگی و توانمندی، یکی از گزینه‌های محبوب برای کسب‌وکارها، دانشجویان و کاربران حرفه‌ای به‌شمار می‌رود.

اجزای نرم‌افزار اکسس

نرم‌افزار اکسس از اجزای مختلفی تشکیل شده است که هر یک نقش مهمی در مدیریت پایگاه داده ایفا می‌کنند. این اجزا عبارتند از:

• جداول (Tables): پایه و اساس پایگاه داده که داده‌ها را در قالب سطرها (رکوردها) و ستون‌ها (فیلدها) ذخیره می‌کنند؛
• کوئری‌ها (Queries): ابزارهایی برای استخراج و تحلیل داده‌ها با استفاده از شروط خاص، مشابه کوئری‌های SQL؛
• فرم‌ها (Forms): رابط‌های کاربری گرافیکی برای ورود، مشاهده و ویرایش داده‌ها؛
• گزارش‌ها (Reports): ابزارهایی برای فراهم‌کردن داده‌ها در قالب‌های چاپی یا دیجیتال با قابلیت سفارشی‌سازی؛
• ماکروها (Macros): ابزارهایی برای خودکارسازی وظایف تکراری؛
• ماژول‌ها (Modules): کدها و برنامه‌های نوشته‌شده با VBA برای افزودن قابلیت‌های پیچیده.

نرم افزار اکسس چه کاربردی دارد؟

مایکروسافت اکسس قابلیت‌های فراوانی دارد. در ادامه، برخی از کاربردهای عملی این نرم‌افزار را مشاهده می‌کنید:

مدیریت کسب‌وکارهای کوچک

یک فروشگاه خرده‌فروشی کوچک، از اکسس برای مدیریت موجودی کالا، پیگیری فروش و ثبت اطلاعات مشتریان استفاده می‌کند. در این فروشگاه، جداولی برای ذخیره اطلاعات محصولات، سوابق فروش و اطلاعات مشتریان ایجاد می‌شود. با استفاده از کوئری‌ها می‌توان اطلاعات فروش را ثبت و بازیابی و سطح موجودی کالاها را پیگیری کرد. فرم‌ها ورود داده‌ها را آسان‌تر و گزارش‌های فروش هم به شناسایی روندهای فروش و مدیریت صحیح موجودی کمک می‌کنند.

برنامه‌ریزی رویدادها

یک شرکت برنامه‌ریزی مراسم و رویدادها از Access برای مدیریت جزئیات مربوط به هر رویداد و پیگیری آن‌ها بهره می‌برد. اطلاعات مربوط به هر رویداد از طریق فرم‌ها وارد می‌شوند و با استفاده از کوئری‌ها می‌توان تعداد افراد شرکت‌کننده (RSVP) و جزئیات لجستیکی دیگر را بررسی کرد. گزارش‌ها هم خلاصه‌ای از اطلاعات و زمان‌بندی‌ها را فراهم می‌کنند که در برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دقیق‌تر رویدادها مفید است.

مؤسسات آموزشی

مدارس و دانشگاه‌ها از اکسس برای ثبت اطلاعات دانش‌آموزان، نمره‌دهی و برنامه‌ریزی کلاس‌ها استفاده می‌کنند. پایگاه‌داده اکسس، شامل سوابق دانش‌آموزان، عملکرد درسی و برنامه هفتگی آن‌ها است. فرم‌های جدولی برای ورود نمرات و حضور و غیاب به کار می‌روند؛ درحالی‌که کوئری‌ها گزارش‌های تحصیلی و تحلیل عملکرد را تولید می‌کنند. گزارش‌ها برای تهیه کارنامه و پایش پیشرفت تحصیلی هم کاربرد دارند.

سازمان‌های غیرانتفاعی

سازمان‌های مردم‌نهاد (NGO) از Access برای ثبت اطلاعات خیرین، پیگیری کمک‌های دریافتی و برنامه‌ریزی فعالیت داوطلبان استفاده می‌کنند. در این سیستم، جدول‌هایی برای خیرین، کمک‌های مالی و برنامه‌ریزی فعالیت داوطلبان تعریف شده است. فرم‌ها برای ثبت اطلاعات و مدیریت داده‌ها کاربرد دارند و با کمک کوئری‌ها و گزارش‌ها می‌توان روند جمع‌آوری کمک‌ها و عملکرد داوطلبان را پایش کرد. این سیستم در هماهنگی رویدادها و حفظ ارتباط با خیرین بسیار مؤثر است.

مدیریت پروژه

تیم مدیریت پروژه از Access برای پایش پیشرفت پروژه، پیگیری وظایف اختصاص‌داده‌شده و زمان‌های تحویل استفاده می‌کند. پایگاه‌داده Access، شامل اطلاعات مربوط به پروژه‌ها، وظایف، جدول زمان‌بندی و مسئولیت‌های اعضای تیم است. وظایف از طریق فرم‌ها به‌روزرسانی می‌شوند و کوئری‌ها برای ردیابی وضعیت پروژه و منابع مصرف‌شده به کار می‌روند؛ درحالی‌که گزارش‌ها، نمای کلی از وضعیت پروژه را فراهم می‌کنند.

مدیریت مراکز درمانی

درمانگاه‌ها از Access برای ذخیره پرونده‌های بیماران، برنامه‌ریزی نوبت‌ها و ثبت طرح‌های درمانی بهره می‌برند. پایگاه‌داده این مراکز، شامل سوابق سلامت بیماران، نوبت‌ها و برنامه‌های درمانی است. فرم‌ها فرایند ثبت‌نام و ورود اطلاعات بیماران را ساده و کوئری‌ها امکان مشاهده برنامه‌ نوبت‌ها و سوابق درمانی را فراهم می‌کنند. گزارش‌ها هم در مستندسازی مراقبت از بیماران و مدیریت عملکرد کلینیک نقش دارند.

مدیریت املاک و مستغلات

آژانس املاک از Access برای پیگیری فایل‌های ملکی، مدیریت ارتباط با مشتریان و انجام معاملات استفاده می‌کند. برای ثبت جزئیات ملک، اطلاعات مشتریان و سوابق معاملات از جدول‌ها استفاده می‌شود. فرم‌ها ورود اطلاعات و مدیریت ملک را آسان می‌کنند و کوئری‌ها در شناسایی ملک‌های مناسب برای هر مشتری کاربرد دارند. گزارش‌ها نمایی کلی از ملک‌های موجود و وضعیت معاملات فراهم می‌کنند که در به‌روزرسانی اطلاعات مشتریان و تسهیل فروش مؤثر هستند.

این سناریوها نشان می‌دهند نرم افزار اکسس چه کاربردی دارد و چطور در حوزه‌های مختلف می‌تواند به مدرن‌سازی فرایندها، مدیریت بهتر داده‌ها و پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌ها کمک کند.

راه‌های درآمدزایی از نرم‌افزار اکسس

درآمدزایی از نرم‌افزار مایکروسافت اکسس (Microsoft Access) برای افرادی که در طراحی پایگاه داده و برنامه‌سازی با آن مهارت دارند، فرصت‌های خوبی ایجاد می‌کند. در ادامه راه‌های مهم و کاربردی برای کسب درآمد از Access را معرفی می‌کنیم تا بهتر متوجه شوید نرم افزار اکسس چه کاربردی دارد.

طراحی پایگاه داده برای کسب‌وکارها

بسیاری از شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک، نیاز به نرم‌افزارهایی برای مدیریت اطلاعات دارند؛ اما بودجه کافی برای خرید سیستم‌های بزرگ ندارند. شما می‌توانید با نرم‌افزار اکسس، سیستم‌هایی مانند موارد زیر را طراحی کنید و به فروش برسانید:

• سیستم مدیریت مشتریان (CRM)؛
• سیستم حسابداری ساده؛
• انبارداری و مدیریت موجودی کالا؛
• سیستم رزرو وقت یا خدمات؛
• نرم‌افزار مدیریت فروش.

میزان درآمد طراحی پایگاه داده، بسته به پروژه می‌تواند بین ۵ تا ۳۰ میلیون تومان یا حتی بیشتر باشد.

برگزاری دوره‌های آموزشی اکسس

با توجه به اینکه اکسس برای بسیاری ناشناخته است، برگزاری دوره‌های آموزش اکسس به‌صورت آنلاین یا حضوری، یکی از روش‌های درآمدزایی خوب، به‌خصوص برای دانشجویان، کارمندان و علاقه‌مندان به تدریس است. درآمد ماهیانه تدریس می‌تواند از ۲ تا ۱۵ میلیون تومان و بیشتر با توجه به کلاس‌های حضوری یا آنلاین باشد.

ساخت قالب‌ها و پروژه‌های آماده برای فروش

شما می‌توانید پایگاه داده‌های آماده Access طراحی کنید و آن‌ها را در سایت‌هایی مانند ژاکت، پارت فایل، فورمتو و مارکت‌های خارجی مانند Etsy یا Gumroad بفروشید. درآمد این روش بسته به میزان فعالیت شما از ۱ میلیون تومان تا درآمدهای هنگفت دلاری است. نمونه پروژه‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• دفترچه تلفن هوشمند؛
• سیستم مدیریت فاکتور؛
• سیستم حضور و غیاب ساده.

فریلنسینگ و پروژه‌های دورکاری

در سایت‌هایی مثل پونیشا، پارسکدرز، انجام میدم یا سایت‌های بین‌المللی مثل Upwork، Freelancer، Fiverr، افراد زیادی به‌دنبال متخصص Access هستند. شما می‌توانید پروژه‌های طراحی، تعمیر یا بهبود پایگاه داده را بگیرید. کسب درآمد از طریق فریلنسری هیچ سقفی ندارد و در صورت فعالیت در سایت‌های بین‌المللی، می‌تواند درآمد دلاری خوبی باشد.

پیاده‌سازی راه‌حل‌های خاص برای سازمان‌ها

پروژه‌هایی مانند طراحی نرم‌افزار حقوق و دستمزد، مدیریت جلسات، پیگیری مکاتبات یا ارزیابی عملکرد کارکنان، مختص نیازهای یک سازمان یا ارگان، راه خوبی برای کسب درآمد بالا است و بسته به نوع قرارداد شما حتی می‌تواند چند ده میلیون تومان درآمد داشته باشد.

خدمات پشتیبانی و بهینه‌سازی پایگاه داده

بسیاری از سازمان‌ها قبلاً از Access استفاده کرده‌اند، ولی اکنون به فردی نیاز دارند تا فایل‌های آن‌ها را بهینه‌سازی، تعمیر یا ارتقاء دهد. ارائه این نوع خدمات هم یک منبع درآمد ثابت و خوب است.

اهمیت پایگاه داده برای سازمان‌های بزرگ

پایگاه‌های داده اطلاعات را به‌صورت مؤثر سازمان‌دهی و ذخیره می‌کنند. آن‌ها یک سیستم ساختاریافته برای مدیریت داده‌ها فراهم می‌کنند که به کاربران امکان می‌دهد به‌راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند، آن‌ها را تحلیل کنند و تغییر دهند. با پیشرفت فناوری، پایگاه‌های داده به بخش مهمی از بسیاری از کسب‌وکارها از جمله سازمان‌های بزرگ تبدیل شده‌اند.

داشتن سوابق دقیق و به‌روز در هر سازمانی حیاتی است. پایگاه داده به شرکت‌ها اجازه می‌دهد حجم زیادی از اطلاعات را به‌صورت منظم ذخیره کنند. چه اطلاعات مشتریان باشد، چه آمار فروش یا جزئیات موجودی انبار، یک پایگاه داده می‌تواند همه آن‌ها را مدیریت کند. پایگاه‌های داده باعث افزایش سرعت عملیات می‌شوند و با حذف نیاز به ثبت دستی اطلاعات، بهره‌وری را به‌طور قابل‌توجهی افزایش می‌دهند.

علاوه‌براین، پایگاه‌های داده قابلیت‌های امنیتی قدرتمندی برای محافظت از داده‌های حساس در برابر دسترسی غیرمجاز فراهم می‌کنند. کنترل‌های دسترسی تضمین می‌کنند که فقط افراد مجاز می‌توانند اطلاعات خاصی را در پایگاه داده مشاهده یا ویرایش کنند. این نوع امنیت به‌ویژه هنگام کار با اطلاعات شخصی یا مالی ضروری است.

یکی از نمونه‌های اهمیت پایگاه داده، داستان یک شرکت بزرگ خرده‌فروشی است. پیش‌از راه‌اندازی یک سیستم جامع پایگاه داده، این شرکت در مدیریت موجودی فروشگاه‌های مختلف خود با مشکل مواجه بود. کارکنان آن زمان زیادی را صرف تطبیق موجودی‌ها و هماهنگی سفارش‌ها به‌صورت دستی می‌کردند؛ اما پس‌از پیاده‌سازی یک راه‌حل متمرکز پایگاه داده، مدیریت موجودی آن‌ها بسیار بهبود یافت. آن‌ها توانستند سطح موجودی هر فروشگاه را در زمان واقعی (real-time) پیگیری و در زمان مناسب هشدارهای تأمین مجدد دریافت کنند. این کار باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و ساده‌سازی عملیات زنجیره تأمین آن‌ها شد.

مزایا و معایب نرم افزار اکسس

صرف‌نظر از اینکه نرم افزار اکسس چه کاربردی دارد، هر نرم‌افزار مزایا و معایب خاص خود را دارد که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شوید.

مزایای نرم‌افزار اکسس عبارتند از:

• محبوبیت بالا
• نصب و استفاده آسان
• ادغام آسان با نرم‌افزارهای دیگر
• مدیریت داده‌های حجیم
• سازگاری با SQL
• صرفه‌جویی در هزینه
• قابلیت اشتراک‌گذاری داده‌ها
• قابلیت خودکارسازی اقدامات
• الگوها و ویزاردهای آماده
•  وارد و صادر کردن داده‌ها
• قابلیت ارتقاء
• تحلیل پایگاه داده‌ها
• رابط کاربری کاربرپسند

اما این نرم‌افزار معایبی هم دارد که شامل موارد زیر هستند:

• پشتیبانی‌نکردن از تریگرها و قابلیت‌های پیشرفته
• سیستم پایگاه داده محدود
• سرعت پایین در حالت چندکاربره
• ذخیره‌سازی داده‌ها در یک فایل واحد
• مشکلات در ارتقاء نسخه‌ها
• پشتیبانی محدود

از کجا نرم افزار اکسس را یاد بگیرم؟

اگر به‌دنبال یادگیری نرم‌افزار Microsoft Access از سطح پایه تا پیشرفته هستید، آموزشگاه آنلاین استارت آباد یکی از بهترین گزینه‌هاست. این مجموعه دوره‌های آموزشی متنوعی را به‌صورت پروژه‌محور و کاربردی برگزار می‌کند که هم برای مبتدی‌ها و هم برای افرادی که می‌خواهند به‌صورت حرفه‌ای با Access کار کنند یا وارد بازار کار شوند، مناسب است.

دوره‌های آموزش نرم‌افزار Access در استارت آباد

حال که دانستید نرم افزار اکسس چه کاربردی دارد، بهتر است آموزش آن را شروع کنید. استارت آباد دوره‌های متنوعی را برای آموزش اکسس برگزار می‌کند.

دوره آموزش اکسس مقدماتی تا پیشرفته (پروژه‌محور)

دوره آموزش اکسس مقدماتی تا پیشرفته (پروژه‌محور) استارت آباد یکی از بهترین دوره‌هایی است که می‌توانید پیدا کنید. برای بسیاری از افراد یادگیری اکسس سخت است؛ اما این دوره به‌صورت گام‌به‌گام طراحی شده و مدرس باتجربه، استاد مهرآبادی، با زبانی ساده و انجام پروژه‌های واقعی، شما را از سطح مبتدی بالا می‌آورد و برای ورود به بازار کار آماده می‌کند. این دوره شامل آموزش کاربردی، تمرین عملی و پشتیبانی تخصصی است. مزیت‌های این دوره عبارتند از:

• تدریس پروژه‌محور و کاملاً کاربردی؛
• پشتیبانی قوی و پاسخ به سؤالات؛
• امکان استفاده بدون پیش‌نیاز؛
• مناسب برای ورود به بازار کار و انجام پروژه‌های مختلف.

برای ثبت‌نام در این دوره می‌توانید از لینک ثبت‌نام اکسس مقدماتی تا پیشرفته استارت آباد استفاده کنید.

دوره آموزش Access ویژه ICDL (مقدماتی)

دوره آموزش Access ویژه ICDL (مقدماتی) استارت آباد، بخشی از دوره جامع ICDL و مناسب افرادی است که می‌خواهند با اصول اولیه پایگاه‌داده آشنا شوند و مدرک ICDL دریافت کنند. این دوره ساده، کاربردی و مطابق استانداردهای فنی‌و‌حرفه‌ای طراحی شده و گزینه‌ای عالی برای دریافت گواهینامه ICDL و ورود به دنیای دیتابیس‌ها با پایه‌ای محکم است.

از طریق لینک ثبت‌نام دوره آموزش Access ویژه ICDL (مقدماتی) می‌توانید اقدام به ثبت‌نام این دوره کنید.

مینی‌دوره رایگان آموزش Access

مینی‌دوره رایگان آموزش Access، هدیه‌ای از استارت‌آباد برای شروعی سریع و ساده در یادگیری پایگاه داده است. این دوره در مدت کوتاه، شما را با اهمیت یادگیری اکسس، بازار پردرآمد آن و مفاهیم کاربردی و پایه‌ای Access آشنا می‌کند و مناسب افرادی است که می‌خواهند قدم اول را در یادگیری اکسس به‌صورت حرفه‌ای بردارند. برای مشاهده مینی‌دوره رایگان Access، کافی است روی لینک کلیک کنید.

چرا دوره‌های Access استارت‌آباد، بهترین انتخابند؟

برخی دلایلی که باعث می‌شوند این دوره‌ها برای یادگیری اکسس عالی باشند، عبارتند از:

• آموزش‌ها کاملاً آنلاین و قابل‌دانلود هستند؛
• تدریس توسط مدرس مجرب، استاد مهرآبادی، با زبان ساده و روان و به‌صورت کاملاً کاربردی انجام می‌شود؛
• همراه با پشتیبانی آموزشی و رفع اشکال است؛
• در پایان دوره، پس‌از گذراندن آزمون نهایی، مدرک معتبر دانشگاهی به شما اعطا می‌شود؛
• امکان دریافت مدرک بین‌المللی ICDL وجود دارد.

این دوره برای پروژه‌های دانشجویی، کارمندان شرکت‌ها و همه علاقه‌مندان به مهارت‌های داده مناسب است.

سخن پایانی

نرم‌افزار اکسس یکی از ابزارهایی است که از نظر بعضی افراد سخت است؛ اما با آموزش درست و اصولی، می‌تواند به ابزاری قدرتمند برای ساخت سیستم‌های اطلاعاتی حرفه‌ای تبدیل شود؛ اما نرم افزار اکسس چه کاربردی دارد؟ این نرم‌افزار برای اهداف مختلف، چه کارهای شخصی، چه مدیریت پروژه‌های اداری یا حتی راه‌اندازی یک کسب‌وکار کوچک کاربرد دارد و می‌تواند پاسخگوی بسیاری از نیازهای اطلاعاتی شما باشد. اگر به‌دنبال یادگیری مهارتی کاربردی، بازارپسند و کم‌هزینه هستید، یادگیری اکسس انتخابی هوشمندانه است. همین امروز شروع کنید و از دنیای داده‌ها به‌نفع خود استفاده کنید.